PROCEDIMIENTOS QUE SE SIGUEN PARA TOMAR DECISIONES EN LAS DIFERENTES ÁREAS
En la Notaría, nos esmeramos por solucionar las diferentes inquietudes de la ciudadanía, desde el primer momento de atención al usuario, garantizando una satisfacción inmediata y el retorno de los mismos a nuestras instalaciones, lo cual es nuestra mayor satisfacción.
El equipo de trabajo tiene clara la información sobre los procesos a seguir, lo que conlleva a buenos resultados reflejados en el Informe estadístico Notarial; como aumento de escrituras, biometrías, autenticaciones, declaraciones, conciliaciones, apoyos a personas en situación de discapacidad, insolvencias etc. dando respuesta satisfactoria a los usuarios y por supuesto a nuestro ente vigilado Superintendencia de Notariado y Registro, quien ejerce los programas de auditorías, revisando si los procedimientos y las actividades que la notaría debe desempeñar, se están realizando de la manera correcta como lo indica la ley.
PROCESO DE SELECCIÓN DE PLANTA FÍSICA.
Es importante que la empleadora, trabajadores y en especial nuestros usuarios se sientan cómodos en el sitio de prestación del servicio. El local cuenta con suficiente área de desplazamiento para los usuarios. Cuenta con cuatro baterías de baños al servicio del público, estando uno debidamente adecuado para personas c en situación de discapacidad, acorde a la ley 1618 de 2013, art 14 numeral 6.
En la entrada de la edificación permite el acceso de perros guía, sillas de ruedas, bastones y demás elementos o ayudas necesarias, por parte de las personas que presenten dificultad o limitación para su movilidad y desplazamiento.
Se dispone de sistemas de guía de braille e información para las personas invidentes o con visión disminuida que facilite y agilice su desplazamiento seguro y efectivo.
nuestro equipo de trabajo tiene clara la información sobre los procesos a seguir, lo que conlleva a buenos resultados reflejado con la satisfacción en el servicio a nuestros clientes; como también el aumento de escrituras, biometrías, autenticaciones, declaraciones, conciliaciones , apoyos a personas en situación de discapacidad, etc. dando respuesta satisfactoria a los usuarios y por supuesto a nuestro ente vigilador Superintendencia de Notariado y Registro, quien ejerce los programas de auditorías, revisando si los procedimientos y las actividades que la notaría debe desempeñar, se están realizando de la manera correcta como lo indica la ley.
1. PLANTA FISICA
la Notaria Única de Tesalia (H), esta ubicada en la carrera 7A No. 4-78 Barrio Acacias del Municipio de Tesalia Huila, de muy fácil Visibilidad y alcance de nuestros clientes, cuenta con los espacios amplios de cada área, la casa cuenta con las siguientes áreas acordes para la prestación del servicio, cuenta con dos baños, uno adecuado para personas con discapacidad física, la entrada permite el fácil acceso a personas en sillas de ruedas, bastones o cualquier otra ayudas necesarias, por parte de las personas que presenten dificultad o limitación para su movilidad y desplazamiento; Se dispone de sistemas de guía de braille e información para las personas invidentes o con visión disminuida que facilite y agilice su desplazamiento seguro y efectivo, Área de ventanilla de atención preferencial, en Biometría y Autenticaciones, con su respectivo aviso, Área de escrituración en donde se otorgara y autorizara toda clase de escrituras, con su respectivo aviso, Área de sala de espera o descanso que dispone de espacios para los usuarios en silla de ruedas, y permite su permanencia, sin obstruir las zonas de circulación, también Área de cartelera de publicaciones, con su respectivo aviso, el archivo cuenta con seguridad el cual se mantiene limpio y organizado, Los tomos del protocolo, están cocidos y encuadernados debidamente foliados, presentando la mayor seguridad de integridad y conservación, al final de cada uno de ellos se encuentra la nota de clausura, dando cumplimiento al Decreto 960 de 1970 art 108, art 11;
2. PERSONAL CALIFICADO
El éxito de cualquier organización depende de la calidad del personal que se selecciona para el trabajo. Por lo tanto, el procedimiento de selección es una de las funciones más importante para la gestión de una organización.
Algunas de las razones por las cuales este proceso debe realizarse de la mejor forma posible son:
- Conseguir trabajadores cualificados: La selección de personal ayuda a contratar sólo a los candidatos deseables.
- Reducir el coste de la formación: Gracias a un buen proceso, se contratarán candidatos cualificados que serán buenos en la comprensión de las técnicas de trabajo.
- Se pueden resolver los problemas de personal: Una selección de personal adecuada significa que los trabajadores estarán satisfechos con su trabajo y, por tanto, se pueden reducir los problemas de rotación de personal en la organización.
3. HERRAMIENTAS DE TRABAJO
- organizar y seleccionar: Revisar que efectivamente se tiene lo necesario y que está en funcionamiento.
- Ordenar: Poner las herramientas de trabajo en el lugar más eficiente.
- limpiar: Mantener limpias las áreas de trabajo
- cuidar: Que las herramientas de trabajo se mantenga y no se dejen deteriorar.
- autodisciplina: Generar el compromiso del personal con el proceso de la Notaria